ریشه‌های ریسک توسعۀ سامانه‌های اطلاعات اجرایی

چکیده

کلمات کلیدی

1.مقدمه

2. زمینه و فرضیه‌ها

شکل 1) دیدگاه فنی-اجتماعی ریسک‌ها

3. روش تحقیق

3.1. طرح تحقیق 

3.2. نمونه‌برداری

3.3. مصاحبه‌ها

3.4. تحلیل محتوا

3.5. قابلیت اطمینان و اعتبار

4. آزمایش فرضیه‌ها

4.1. فرضیۀ 2 a: تناسب عامل-وظیفه

4.2. فرضیۀ 2 b: تناسب ساختار - عامل

4.3. فرضیۀ 2 c: تناسب عامل - فناوری

4.4. فرضیۀ 2 d: تناسب وظیفه- ساختار

4.5. فرضیۀ 2 e: تناسب وظیفه-فناوری

4.6. فرضیۀ 2 f: تناسب فناوری-ساختار

5. بحث

5.1. استنباط‌ها برای پژوهشگران

5.2. استنباط‌ها برای مدیران سامانۀ اطلاعاتی

5.3. محدودیت‌ها

6. جمع‌بندی

پیوست: پروتکل مصاحبه

 

بافت: سامانه‌های اطلاعات اجرایی ابزارهایی ارزشمند هستند که مدیران اجرایی را در فرمول‌بندی و اجرای تصمیماتِ راهبردی در سازمان توانمند می‌سازند. با این‌حال، پیاده‌سازیِ سامانه‌های اطلاعات اجرایی پیچیده است و ریسک‌های بسیاری دارد. هدف: ما از مدل فنی-اجتماعی استفاده می‌کنیم و چارچوبی برای ریسک‌ها طی توسعه و پیاده‌سازی سامانه‌های اطلاعات اجرایی پیشنهاد خواهیم کرد. چنین چارچوبی راهنمای راهبرد و رویه‌های مدیریت ریسک خواهد بود. روش: به‌منظور ارزیابی و درک بهترِ ریسک‌های مرتبط با پیاده‌سازی سامانۀ اطلاعات اجرایی، با کارکنان سه ذینفعِ اصلیِ یکی از سامانه‌های اطلاعاتِ اجرایی مالیاتی مصاحبه کردیم. مصاحبه‌ها حول‌وحوش تجربیات شرکت‌کنندگان در استفاده و کار با پروژه‌های سامانه‌های اطلاعات اجرایی در سازمانِ مربوطه‌شان بود. نتایج: تحلیل محتوای مصاحبه‌ها تأیید می‌کند که می‌توان در پروژه و محصول توسعه براساس ابعاد وظیفه، بازیگر (عامل)، ساختار و فناوری و نیز تناسب بین ترکیب هر کدام از این موارد، میزان ریسک را مشخص نمود. نتایج نشان می‌دهد که می‌توان از این مدل برای مدیریت ریسک طی توسعۀ سامانه‌های اطلاعات اجرایی استفاده نمود. جمع‌بندی: سامانه‌های اطلاعات اجرایی نقشی جدایی‌ناپذیر در تصمیم‌گیری ایفا می‌کنند. ساخت و اجرای موفقیت‌آمیز سامانۀ اطلاعات اجرایی به درک روشنی از فناوری مورد استفاده، دسترسیِ کاربرِ نهایی به سامانه و وظایفِ اجراشده متکی است. مدل فنی-اجتماعی یکی از ابزارهای مفید برای شناسایی ریسک طی پیاده‌سازی سامانه‌های اطلاعات اجرایی است. در پژوهش‌های آتی، باید میزان گسترش‌پذیری به دیگر سامانه‌ها و سازگارپذیری‌اش با رویکردهای توسعه‌ای مد نظر قرار بگیرد.

سامانه‌های اطلاعات اجرایی از جمله ابزارهای منعطفی هستند که اطلاعاتی گسترده و عمیق نظیر اخبار، قوانین و تحلیل رقابتی برای استفاده در تصمیم‌گیری‌های اجرایی در اختیار ما قرار می‌دهند ]1-3[. این سامانه‌ها به‌منظور رفع نیازِ مدیرانِ اجرایی و حمایت از تصمیم‌گیری‌های راهبردی طی غربالگری، تحلیل و تفسیرِ وظایف طراحی می‌شوند و به‌طور مداوم بر توان و ظرفیت‌هایشان افزوده می‌گردد ]3،4[.سامانۀ اطلاعات اجرایی از کاربرانی که کارهای به‌شدت بی‌ساختار انجام می‌دهند حمایت می‌کند و اطلاعات حاصل از منابع سازمانی و محیطی را پردازش می‌کند که از جملۀ این منابع می‌توان به داده‌های مراوده‌ای، اطلاعات مالی، داده‌های تحلیلی آنلاین، خدمات خبریِ برون‌سازمانی و رویه‌های بازار اشاره کرد ]5،6[. از نظر تصمیم‌گیرندگان، طی برنامه‌ریزی و تعیین راهبرد، سامانه‌های اطلاعات اجرایی اطلاعات ارزشمندی ارائه می‌کنند که به تدوین راهکارهای خلاقانه، مدیریت وظایف، کنترل عملیات‌ها و رصد رویه‌های محیطی کمک بسزایی می‌نماید ]7[؛ بنابراین فرایندهای اصلیِ سامانۀ اطلاعات اجرایی ابزارهایی منعطف با استفادۀ آسان هستند که بر عمق، گستره و تنوع اطلاعات در تصمیماتِ اجرایی می‌افزایند. در اغلب موارد، سازمان‌ها منافع چشمگیری از پیاده‌سازیِ سامانه‌های اطلاعات اجرایی به‌دست می‌آورند؛ با این‌حال پیچیدگی پیاده‌سازیِ سامانه‌های اطلاعات اجرایی آن را در دستۀ پروژه‌های پرریسک قرار می‌دهد ]8[. منابع چندگانۀ داده‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی، دخیل نمودنِ مدل‌های تصمیم‌گیری، بهره‌گیری از مدل‌سازیِ مبتنی بر تقاضا و اکتساب داده، انواع سبک‌های تصمیم‌گیری و سطوح مدیریت کاربران از جمله عواملی هستند که توسعۀ سامانۀ اطلاعات اجرایی را به عملیاتی پرریسک مبدل می‌سازند. البته، در چارچوب مدیریت ریسک‌پذیر، شناساییِ زودهنگام ریسک طی توسعۀ فرایند، در راهبرد کارآمدِ مدیریت ریسک حیاتی محسوب می‌شود ]3، 9، 10[. عدم موفقیت در شناسایی ریسک، طی توسعۀ سامانه، یا بزرگنمایی ریسک‌ها بیش از واقعیت، غالباً، در مدیریت کارآمدِ ریسک باعث بروز موانعی می‌شود ]11، 12[؛ بنابراین طبیعی است که بپرسیم: آیا می‌توان طی توسعۀ سامانۀ اطلاعات اجرایی، ریسک‌ها را بهتر شناخت؟ تمرکز اکثر پژوهش‌ها بر درکِ حضور و پیامدهای ریسک است که البته کافی نیست. ما باید علل ریشه‌ای ریسک‌ها را نیز درک کنیم تا برای مقابله با ریسک و تداخل‌ها برنامه‌ریزی کنیم و به بهترین بازده دست یابیم. بسیاری از پژوهش‌هایی که به بررسی ریسک در توسعۀ سامانه‌ها مربوط می‌شوند از زاویۀ شناسایی و کنترل به قضیه نگاه می‌کنند ]10، 12-14[. در برخی از مطالعات، فهرستی از ریسک‌ها ارائه می‌شود تا به توسعه‌دهندگان در شناسایی و کنترل ریسک کمک کنند ]9، 12[. دیگر مقالات به‌دنبال دسته‌بندی ریسک به‌گونه‌ای هستند که رویکردی تحلیلی در طراحی رویه‌های مدیریت ریسک ممکن گردد ]13، 15[. با توجه به این رویکردها، در مطالعات پیشین عوامل ساختاری، فنی، وظیفه‌ای و عاملی نظیر دخالت کاربر، حمایت بخش اجرایی، سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای مناسب و منعطف، منابع کافی و الزامات تعریف‌شده بررسی شده‌اند ]2، 13، 14[. مدیران پروژۀ سامانۀ اطلاعات اجرایی باید برای مدیریت بهتر ریسک به همان اندازه به عوامل اجتماعی، فرهنگی، سازمانی و فنی نیز اهمیت بدهند ]16[. گرچه مطالعات پیشین دیدگاه‌های مفیدی در مورد ریسک‌های کلیدیِ یافت‌شده طی توسعۀ سامانۀ اطلاعات اجرایی ارائه می‌کنند، اما عموماً به منشأ ریسک اهمیت چندانی نمی‌دهند. به‌ویژه، تمایل اصلی در مطالعۀ ریسک این است که از روابط پیچیدۀ موجود در توسعۀ نرم‌افزارهای اساسی صرف‌نظر شود و سامانۀ اطلاعات اجرایی ساده‌ای در نظر گرفته می‌شود که در نتیجه، به‌جای ارزیابیِ عمقیِ علل ریشه‌ای، صرفاً توصیفی مبهم از ریسک‌ها ارائه می‌شود ]12، 14، 16[. ممکن است یکی از نکات کلیدی که در مقالات پیشین در نظر گرفته شده است «سطح» مورد نظر باشد. غالباً، سطحِ سامانه یا پروژه نقطۀ کانونی مطالعات است. باید چشم‌انداز بزرگتر پیدا کنیم که به‌واسطۀ بسیاری از پژوهش‌ها در حیطۀ مدل‌های فنی-اجتماعی، هماهنگی و نظریۀ تناسب وظیفه-فناوری حاصل می‌شود ]15، 17، 18[. به‌طور خلاصه، این مدل فنی-اجتماعی نشان می‌دهد که سامانه‌ها، غالباً، از اثراتی که طی بررسی وظایف و فناوری بر افراد و ساختار سازمان وارد می‌شود صرف‌نظر می‌کنند. در حیطۀ «هماهنگی» اینگونه استدلال می‌شود که اختلافاتِ ادراکی بین ذینفعان شرایطی را به‌وجود می‌آورد که منجر به شکست می‌شود. به‌طور دقیق‌تر، در نظریۀ تناسب وظیفه-فناوری گفته می‌شود که یکی از ریسک‌های ریشه‌ای برای موفقیت تطابق ظرفیتِ فناوری با تقاضای وظایف در محیط کاری است. در هر کدام از این حیطه‌ها، به‌نحوی دربارۀ «همراستایی» استدلال می‌شود: همراستاییِ فنی با اجتماعی، همراستایی درک ذینفعان و همراستایی فناوری به‌منظور انجام وظایف به بهترین شکل ممکن! در توسعۀ موفق سامانۀ اطلاعات اجرایی، وظایف برای سامانه منحصربه‌فرد هستند و در نتیجه، باید به همراستایی فناوری توجه شود. باآنکه در این فرایند تمرکز اصلی بر نیازهای کاربر نیست، اما توسعه‌دهندگان باید به‌منظور ارائۀ سامانه‌ای کارآمد این نیازهای را به‌طور کامل بشناسند. بُعدِ فناوری نباید باعث پنهان شدن تغییرات لازم برای ساختار تصمیم‌گیریِ مدیران اجرایی شود. در پژوهش حاضر، ما بر این دیدگاه‌های جهان‌شمول‌تر متمرکز خواهیم شد تا ریسک را در توسعۀ سامانۀ اطلاعات اجرایی و پروژه استقرار بررسی کنیم تا بدین‌صورت مشخص کنیم که آیا روش بهتری برای شناسایی ریسک طی توسعۀ سامانۀ اطلاعات اجرایی و دیگر سامانه‌های پیچیده وجود دارد یا خیر. به‌طور ویژه، آیا مدلِ گستردۀ فنی-اجتماعی، که براساسِ مدل هماهنگی و تناسبِ وظیفه-فناوری بررسی می‌شود، در توسعۀ سامانۀ اطلاعات اجرایی مؤثر خواهد بود؟ هدف ما این است که بتوانیم ریسک را برمبنای چگونگیِ به‌وجود آمدنش شناسایی کنیم. ما پیاده‌سازی یکی از سامانه‌های اصلی اطلاعات اجرایی را دنبال می‌کنیم، عوامل خبری کلیدی را در چندین سازمان بررسی می‌کنیم و مصاحبه‌های عمقی و مفصلی را انجام خواهیم داد. داده‌های مصاحبه نشان می‌دهد که ریسک، ناشی از عدم‌ موفقیت در تطابق تمامی ابعاد چارچوب فنی-اجتماعی است و در نتیجه، جهاتی برای پژوهش‌ها بیشتر ارائه می‌کند و به فعالانی که به‌دنبال تعیینِ زودهنگام ریسک در فرایند توسعه هستند نگاه بهتری می‌دهد.