دفتر تو دو لیست ابزاری مفید برای یادداشت کارهای روزانه است که باعث میشود تمرکز و بهرهوری شما بیشتر از همیشه باشد. با خرید دفتر to do list و یادداشت کارهای روزانه میتوانید در زمان هم صرفهجویی کنید.
با یادداشت کردن کارهای روزانه در دفترچه تو دو لیست، میتوانید یک نگاه کلی به کارهای روزانه خود بیندازید و به ترتیب اولویت، شروع به انجام دادن آنها کنید. بهاینترتیب دیگر نگران از دست دادن قرارهای ملاقات و فراموش کردن کارهایتان نیستید. این دفترها دارای یک صفحه فهرست ساده برای انجام کارهای روزانه هستند که متناسب با نیازهای شما سازماندهی میشوند.
ویژگی های دفتر تو دو لیست
شاید به فکر خرید to do list یا همان دفترچه یادداشت کارهای روزانه هستید، اما نمیدانید این دفترها چه ویژگیهایی دارند و چگونه میتوانند به شما کمک کنند روی کارهای مهم زندگیتان تمرکز کنید. پیش از اینکه درباره ویژگیهای این دفترها صحبت کنیم، باید بگوییم که یک روش ساده برای از بین بردن مشغله ذهنی و درگیریهای فکری، تهیه کردن یک چک لیست برای انجام کارهای روزانه است.
هنگامیکه شما یک لیست از کارهای روز بعدتان را آماده کنید، بهسرعت ذهنتان پاک میشود. زیرا دیگر درگیری فکری ندارید و میتوانید خیلی راحت روی اهدافی که برای روز بعد در نظر گرفتهاید، تمرکز کنید. این کار باعث میشود تا به آرامش ذهنی برسید که همیشه آرزویش را داشتهاید. زیرا با خرید دفتر to do list بهصورت خودکار تمام کارهای امروز، فردا و روزهای آیندهتان را با استفاده از فیلترهای موردنظرتان مرتب میکنید و آنها را اولویتبندی میکنید.
هماهنگ کردن کارها و وظایف شخصی
ممکن است تصور کنید برای برنامهریزی کارها نیازی به تهیه دفتر برنامهریزی to do list ندارید و میتوانید تمام کارها و یادداشتهای روزانه خود را روی یک برگه کاغذ ساده هم بنویسید، اما اینطور نیست. این دفترها که دارای انسجام خاصی هستند، بخشهای مشخصی را برای نوشتن وظایف شخصی و کارهای روزانه دارند. بهاینترتیب بدون اینکه نگران گم شدن برگههای یادداشتتان باشید، خیلی راحت میتوانید بین کارها و وظایف شخصی خود یک همزیستی مسالمتآمیز ایجاد کنید. بهاینترتیب دیگر نگران وظایف شخصی، کارهای تیمی محل کار و کارهایی که به خودتان محول شدهاند، نیستید. زیرا همه آنها میتوانند خیلی راحت زیر یک سقف زندگی کنند و شما هم یک نفس راحت میکشید.
آسان کردن کارها
دفتر تو دو لیست کارهای شما را آسان میکند. زیرا میتوانید یک لیست تهیه کنید که کارهای هفتگی، ماهانه، روزانه و حتی سالیانه شما را نشان میدهد. به این صورت برای تمام کارهایی که داخل این دفترچه یادداشت نوشتهاید، برنامهریزی دقیقی انجام میدهید و سر موقع میتوانید هر کاری را انجام دهید.
قابل اعتماد
دفتر لیست انجام کارها، یک مدیر برنامه بسیار قابل اعتماد است که میتوانید تا آخر عمرتان روی آن حساب کنید. این دفترها بهگونهای طراحیشدهاند که میتوانید برای سالهای سال از آنها استفاده کنید و با خیالی آسوده کارهایتان را یادداشت کنید. این دفترها جزو محبوبترین ابزارهایی هستند که میتوانند آرامش را به شما هدیه دهند.
راهنمای دقیق برای برنامهریزی روزانه
همه ما میدانیم آمادگی و برنامهریزی چقدر ارزش دارد و میدانیم که بدون برنامهریزی حتی یک مسابقه ورزشی نیز به معنای دستوپا زدن و تقلا کردن در زمین است. بنابراین حتی بزرگترین رویداد هم بدون در نظر گرفتن جزئیات، درنهایت منجر به هرجومرج و بینظمی میشود. باوجود این موضوع اغلب ما نمیتوانیم برای برنامهریزی کارهایمان اولویتبندی کنیم و معمولاً در حساسترین شرایط، شکست میخوریم. شاید کمی اغراقآمیز به نظر بیاید اما شروع یک روز آنهم بدون برنامهریزی مشخص، میتواند ما را در معرض شکست قرار دهد. به همین خاطر است که دفتر تو دو لیست میتواند بهعنوان یک راهنمای دقیق برای برنامهریزی روزانه به کمک ما بیاید.
مشخص کردن هدف
ممکن است هر یک از ما در طول زندگیمان با توجه به عادتها و اهدافی که داریم، در بعضی از فصلهای سال یا در بعضی از روزها اهداف مشخصی را برای خودمان انتخاب کنیم. حتی ممکن است بعضی از این اهداف را در اولویت قرار دهیم و برای رسیدن به آنها تلاش کنیم. بعضی از روزهای سال همانطور بیهدف طی میشود و ما آنها را از دست میدهیم.
اگرچه همین روزهای بیهدف هم میتوانند به ما کمک کنند تا زندگیمان را متعادل کنیم، اما گاهی پیش میآید که تعداد روزهای بیهدفمان بیشتر از روزهای هدفمند زندگیمان است. همین باعث میشود تا به این فکر بیفتیم اینهمه زمان کجا رفته و چطور توانستیم اینهمه زمان هدر بدهیم. ولی اگر یک دفتر تو دو لیست داشته باشیم، چنین اتفاقی نمیافتد و ما میتوانیم مشخصاً هدفهای هرروز، هرسال، هر هفته یا ماه را برنامهریزی کنیم و در زمانمان صرفهجویی کنیم. اینطوری دیگر حسرت روزهای گذشته را نخواهیم خورد.
افزایش تمرکز و بهرهوری
بهترین سپر دفاعی که میتوانید در برابر روزهای پرتلاطم زندگی و مشغلههای ذهنی برای خودتان پیدا کنید، یک تو دو لیست فانتزی یا دفترچه چک لیست ساده است. شاید تعجب کنید اما حقیقت دارد. با استفاده از این دفترها میتوانید خیلی آرام روی اهدافتان متمرکز شوید و برای آنها برنامهریزی کنید. شما میتوانید در عرض ۱۰ تا ۱۵ دقیقه با استفاده از استراتژیهای اساسی، برای ساختن یک روز هدفمند و معنادار تلاش کنید و در مدت زمان کوتاهی به اهدافتان برسید.
تودولیست چیست و چگونه باید از آن استفاده کنیم؟
تو دو لیست فهرستی از کارهایی است که باید انجام دهید. یعنی اساساً هر چیزی که میتواند مهم باشد و در فهرست کارهای شما قرار بگیرد، در تو دو لیست نوشته میشود. البته فقط نوشتن کارها کافی نیست و باید بتوانید در زمان مشخص شده بر اساس اولویتبندی، کارهایتان را به بهترین نحو انجام دهید.
گاهی اوقات شما بهصورت ساده هم کارهای روزانهتان را یادداشت میکنید، اما متأسفانه با کاری که انجام نمیدهید، این برنامهریزی به هم میخورد و کارهایتان بینتیجه میماند. خبر خوب این است که با نوشتن لیست کارهایی که باید انجام دهید، از بیهودگی جلوگیری کنید. اگر میخواهید بدانید چگونه میتوان از این دفترها به بهترین نحو استفاده کرد تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
برنامهریزی منظم را به یک عادت تبدیل کنید
جیمز کلیر نویسنده کتاب پرفروش عادات اتمی معتقد است که انگیزه از عمل سرچشمه میگیرد. بنابراین شما نباید منتظر انگیزه یا الهام گرفتن باشید. بلکه باید بر اساس عادتهایتان برنامهریزی کنید. همین هم کمک میکند تا یک برنامهریزی روزانه انجام دهید و صبحها که از خواب بیدار میشوید، انگیزه داشته باشید.
ممکن است بعضی از روزها که از خواب بیدار میشوید، سرحال باشید و انگیزه کافی برای غنیمت شمردن آن روز و انجام کارهایتان داشته باشید، اما باید این روزهای استثنایی را کنار بگذارید و حتی زمانهایی که خسته و بیحوصله هستید هم طبق برنامهریزی پیش بروید. مثلاً تصور کنید یک روز تعطیل است و شما قرار نیست سر کار بروید، اما باید روزهای تعطیل هم سر ساعت مشخص زنگ هشدار گوشی یا ساعتتان را تنظیم کنید و برای برنامهریزی آن روز تصمیم بگیرید. ایجاد یک عادت بسیار مؤثرتر از انگیزه است. برای اینکه این عادت روزانه شما خوشایندتر باشد، میتوانید آن را با نوشیدن یک قهوه صبحگاهی یا گوش دادن به یک موسیقی دلنواز همراه کنید.
زمانی که نتایج کارتان را ببینید، بهراحتی میتوانید عادتهای جدیدتر بسازید. خوشبختانه برنامهریزی روزانه عادتی است که خیلی زود جواب میدهد. با برنامهریزی برای ساعات آینده، احساس سازماندهی، تمرکز و انگیزه بیشتری خواهید داشت و هرچه زمان میگذرد، برنامهریزی روزانه خیلی طبیعی به نظر میرسد.
توجه:
اگر برای تبدیل برنامهریزی روزانه به یک عادت انعکاسی و همیشگی مشکلی دارید، نباید این زنجیره را قطع کنید. حتی باید در روزهای آخر هفته هم این عادت را ادامه دهید.
لیست کارهای خود را متناسب با اهدافتان بنویسید
اگرچه عادت کردن به برنامهریزی خیلی مهم است، اما هنگامیکه مطمئن باشید این برنامه که تبدیل به عادت شده، شما را بهطرف هدفتان سوق میدهد، باعث ایجاد انگیزه بیشتری میشود. گاهی اوقات هدف شما رسیدن بهتناسب اندام است، اما بهیکباره نمیتوانید به این هدف برسید. ولی با برنامهریزی وظایف روزانه میتوانید بهتدریج به این اهداف بلندمدتتان دست پیدا کنید. وقتی در دفترچه کارهای روزانه ۳۰ دقیقه پیادهروی را قرار میدهید یا شبهنگام پیادهروی میکنید، دارید بهتدریج به اهداف شخصی و حرفهای خودتان یعنی تناسب اندام نزدیک میشوید.
واقعگرا باشید و اهداف کمی را مشخص کنید
اگر هنگام ایجاد لیست کارهای روزانه واقعگرا باشید بیشتر برای رسیدن به اهدافتان تلاش میکنید. برای اینکه بهتر متوجه بشوید، این قضیه را باز میکنیم. تصور کنید شما چندین هدف را برای خودتان مشخص کردهاید و برای همه آنها برنامهریزی کردهاید. این کار نهتنها شما را خسته میکند، هیچ پیشرفت معناداری هم نخواهد داشت. بنابراین بهتر است فهرستی از تعهداتتان آماده کنید و تعداد کمتری هدف مشخص کنید. طبق قاعده کلی مشخص کردن بیش از ۵ هدف کار درستی نیست. زیرا شما بهصورت همزمان نمیتوانید به همه این هدفها دست پیدا کنید. پس بهتر است ترکیبی از اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را در نظر بگیرید و برای آنها کارهای روزانهتان را یادداشت کنید.
برای یادداشت کارهای روزانه به کل هفته نگاه کنید
توجه داشته باشید که برنامهریزی روزانه شما باید با در نظر گرفتن کل هفته شروع شود. احتمالاً شما اهداف متعددی را مشخص کردهاید و قصد دارید در بعضی از ساعتهای روز وظایف تعیین شدهای را انجام بدهید تا راحتتر به این اهداف برسید. پس باید بهآرامی هفته پیش رو را در ذهنتان ترسیم کنید تا بدانید برای کدام هدف چه روزهایی از هفته را باید کار کنید و جزئیات هر جلسه را بهصورت دقیق و روزانه بررسی کنید. برای مثال اگر شما روزهای دوشنبه، چهارشنبه و جمعه را برای ورزش کردن انتخاب کردهاید، باید روزهای دیگر را برای رسیدن به یک هدف دیگر برنامهریزی کنید و روی آن هدف خاص تمرکز کنید.
آخرین کارهایی که باید انجام دهید اضافه کنید
بیشتر افراد هنگام نوشتن کارهای روزانه در تو دو لیست، یادداشتهای خود را با قرار ملاقاتهای تعیینشده اجباری و ضربالاجلهای فوری شروع میکنند و درنهایت وظایفی که آنها را به هدفشان میرسانند، یادداشت میکنند.
در صورتی که این کارها را باید برای مرحله آخر بگذارند، بهاینترتیب مجبور میشوند آن کارها را حول وظایف هدف خود قرار بدهند و بیشتر روی هدف تمرکز کنند. در دنیای ایده ال همه انسانها روی کارهای روزانه خود تمرکز میکنند. البته درست است همه ما تعهداتی داریم که باید به آنها عمل کنیم، اما بعضی از این تعهدات تأثیر زیادی روی رشد شخصی یا حرفهای ما ندارند.
پس باید نه گفتن را یاد بگیریم و تا حد امکان آن ها را کنار بگذاریم، شرکت در جلسههای تکراری که کمکی به ما نمیکند، باید کمتر شوند. بنابراین باید یاد بگیریم نه بگوییم و کارهایی را در فهرست خودمان قرار دهیم که خیلی ساده انجام میشوند و زمان و انرژی زیادی از ما نمیگیرند.
نکته: برای ایجاد یک فهرست تعهد در کارهای روزانه، بهتر است بر اساس اولویتهای بلند مدت این کار را انجام دهید. انجام این کار شما را وادار میکند تا نگاهی واقع بینانه به مسئولیتهای خود داشته باشید و بهصورت مداوم فهرست اولویتهای خود را کوتاه کنید. به این صورت برای کارهایی که بیشترین اهمیت را دارند، زمان کافی اختصاص خواهید داد.
یک اولویت روزانه داشته باشید
بسیاری از ما صبحهای خود را با چندین کار متنوع شروع میکنیم، اما در پایان روز متوجه میشویم که هیچ کدام از آن ها را از لیست وظایفمان حذف نکردهایم. مطمئن هستیم که این کارها را انجام دادهایم، اما تأثیری روی زندگی ما نداشته اند و ما را به هدفمان نزدیک نکرده اند. بنابراین بهتر است در طول روز فقط یک کار بزرگ را انتخاب کنیم. ممکن است این سؤال برای شما پیش بیاید که چگونه میتوانیم با انجام یک کار در روز به تمام اهدافمان برسیم؟
در کتابی به نام «چگونه بر آنچه که هرروز اهمیت دارد تمرکز کنیم» درباره مشغلههای بدون بهرهوری صحبت شده است. در این کتاب نویسندهها معتقد هستند که اولین قدم تصمیم گیری است و شما باید تصمیم بگیرید که برای چه چیزی وقت میگذارید. اگر در پایان روز حداقل یک کار بزرگ انجام داشته داده باشیم، خیلی بهتر از این است که چندین کار را نصف نیمه باقی گذاشته باشیم.
اگرچه انجام دادن یک کار به تنهایی کافی نیست، اما اگر بدانیم که یک کار را بهصورت کامل تمام کردهایم، احساس موفقیت میکنیم و برای سایر وظایف انگیزه پیدا میکنیم. در این مواقع است که با استفاده از یک قلم و کاغذ یا همان دفترچه یادداشت روزانه، میتوانیم مهمترین کارهایمان را انجام دهیم و آن ها را علامت بزنیم. این کار باعث میشود تا وظایف انجام شده برجستهتر شوند و به ما انگیزه بدهند.
روز خود را با روش بهرهوری برنامهریزی کنید
روش بهرهوری یک راه مؤثر برای انجام کارها و یک استراتژی برای برنامهریزی روزانه است. شما باید بهترین روش بهرهوری را پیدا کنید که برای شما فایده داشته باشد. میتوانید از ترکیب چندین روش استفاده کنید تا برنامهریزی روزانهتان را آغاز کنید. مثلا بهتر است برای روزتان یک کار مهم را شناسایی کنید و اول انجام دهید. گاهی اوقات ممکن است کاری خیلی بزرگ باشد و انجام دادن آن باعث ناراحتی ما شود، قبل از اینکه فرصتی برای به تعویق انداختن آن داشته باشید، بهتر است سریع آن را انجام دهید. یعنی در واقع باید اول قورباغه را قورت بدهید!
روز خود را به بلوکهای زمانی متمایز تقسیم کنید
مسدود کردن زمان بهترین روش بهرهوری از زمان است. به این معنا که شما میتوانید یک ساعت از روز یا دو ساعت از صبح را صرفاً برای انجام یک کار اختصاص دهی. یعنی میتوانید از ساعت ۹ صبح تا ۱۱ صبح برای انجام کاری وقت بگذارید و بدون حواس پرتی کار کنید. مطمئناً بازدهی این کار خیلی بهتر است تا اینکه بخواهید این دو ساعت را به انجام چندین کار اختصاص دهید. البته در روزهای اول اشکالی ندارد که در طول روز تغییرات سریعی در لیست خود ایجاد کنید. زیرا با گذشت زمان درک بهتری از مدت زمان انجام وظایف به دست خواهید آورد. بهاینترتیب میتوانید یک حساب سرانگشتی کنید و مدت زمانی را که فکر میکنید آن کار انجام میشود، دو برابر کنید.
اهمیت کارها را در نظر بگیرید
طبق ماتریس آیزنهاور، وظایف فوری و مهم شما باید خیلی سریع تکمیل شوند. بنابراین باید کارهای غیر فوری و غیر مهمتان را حذف کنید. وظایفی که فوری هستند اما مهم نیستند، میتوانید به شخص دیگری محول کنید. وظایفی که غیر فوری هستند اما مهم هستند، باید حتماً در تقویم روزانه شما جایی داشته باشند، اما این وظایف فوری و مهم هستند که اول از همه باید انجام شوند. دفتر تو دو لیست این کمک را به شما میکند که همه این وظایف را اولویتبندی کنید و در مواقع لازم خودتان آن ها را انجام دهید یا در صورت نیاز آن ها را به افراد دیگری محول کنید.
مثالا اگر باید فورا با شرکتی تماس بگیرید، اما لازم نیست که خودتان این کار را انجام دهید، میتوانید این وظیفه را به عهده یکی از دوستانتان بگذارید. اگر از قبل برای انجام این کار فکر نکرده باشید و آن را در دفترچه کارهای روزانه یادداشت نکرده باشید، ممکن است زمان زیادی از دست بدهید.
خرید تو دو لیست
باوجوداینهمه کار برای انجام دادن، تهیه یک فهرست برای کارهای ضروری روزانه، لازم است. به همین خاطر خرید تو دو لیست میتواند در این مواقع چاره گشا باشد. زیرا با استفاده از آن میتوانیم همه کارهای روزمره، رویدادها، مسئولیتها و وظایفمان را یادداشت کنیم و درگیری فکرمان را کمتر کنیم. برای خرید دفتر تودو لیست نیازی نیست حتماً شاغل باشیم یا در یک شرکت بزرگ کار کنیم. حتی خانمهای خانهدار هم میتوانند برای انجام بهتر کارهای منزل یک چک لیست تهیه کنند.
مثالا میتوانند بر اساس اولویت، کارهای روزانه مانند پرکردن ماشین ظرفشویی، شستن لباسها و فعالیتهای ورزشی خود را انجام دهند. بنابراین این دفترها برای همه افراد مناسب هستند و به قشر خاصی اختصاص ندارند. این دفترها علاوه بر اینکه میتوانند برای برنامهریزی روزانه، هفتگی و ماهانه مورد استفاده قرار بگیرند، برای برنامهریزی سالانه هم مناسب هستند.
یکی از فروشگاههای معتبری که دفترهای برنامهریزی و تو دو لیست را با طراحی متفاوت در اختیار علاقهمندان قرار دهد، گروه ناچو است که توانسته با استفاده از ایدههای خلاقانه، انواع دفترهای زیبا و کاربردی را طراحی نماید.
قیمت تو دو لیست
درست است که هنگام خرید to do list باید حتماً به قیمت آن توجه کنید، اما این به این معنا نیست که باید به دنبال دفتر ارزان و بیکیفیت باشید. از آنجا که شما قرار است از این دفترها بهصورت روزانه هفتگی و یا حتی سالانه استفاده کنید، حتماً باید کیفیت بالایی داشته باشند و مسلماً هرچه کیفیت یک محصول بالاتر باشد، قیمت آن نیز افزایش پیدا میکند.
در صورتی که قصد خرید این محصول را داشته باشید، اگر از طریق فروشگاههای قابل اعتماد و معتبر مانند فروشگاه ناچو اقدام کنید، علاوه بر خرید محصولات با کیفیت، قیمتهای مناسبی را هم برای آن پرداخت میکنید. عوامل متعددی هستند که روی قیمت دفتر تو دو لیست تأثیر دارند. نوع طراحی صفحه، کاربرد دفتر، اندازه دفتر تودولیست، طرح روی جلد، تعداد صفحات و ... جزو عواملی هستند که بهصورت جداگانه میتوانند روی قیمت آن تأثیر داشته باشند. اگر شما قصد خرید دفترچههایی را دارید که صفحات بزرگتری برای نوشتن برنامهریزی کارهای روزانه دارند، باید قیمت بیشتری بپردازید.
طرح روی جلد دفتر هم متناسب با هر سلیقهای وجود دارد. بنابراین بسته به اینکه شما در چه زمانی و در چه مکانی قصد استفاده از آن را دارید، میتوانید طرحهای مختلفی را انتخاب کنید که هر یک قیمتهای گوناگونی دارند.
از همه مهم تر ابعاد یک دفترچه است که با توجه به حجم کارها و وظایف روزانه شما، میتواند تغییر کند. دفترهایی با ابعاد بزرگ تر، قیمت بیشتری هم دارند. ممکن است هنگام خرید این نوع از دفترچهها به خاطر تنوع بالای طرحها و ابعاد آن ها دچار سردرگمی شوید، اما شما باید ابتدا مشخص کنید که هدفتان از خرید دفتر تو دو لیست چیست و چه انتظاراتی از آن دارید تا بتوانید برای ثبت کارهای روزانه خود به خوبی از آن استفاده کنید.
کلام پایانی
تو دو لیست یا همان دفتر یادداشت کارهای روزانه می تواند به شما کمک کند تا با یک برنامهریزی دقیق، لحظه به لحظه و روز به روز بیشتر به اهداف مهم زندگیتان نزدیک شوید. فرقی نمی کند که یک دانشآموز پشت کنکوری باشید و دارای دفتر برنامه ریزی درسی یا یک خانم خانهدار، همه افراد باید برای رسیدن به اهداف بلند مدت خود برنامهریزی کنند و این دفترها میتواند به همه کمک کند تا بر اساس اولویتبندی، وظایف روزمره خود را تنظیم کنند و بهتدریج به اهداف بلندمدت خود دست پیدا کنند.